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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

SOCIEDAD GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

 

Nit: 901720163-1 

Domicilio: LA CALLE 32F #78-50 barrio Laureles de la ciudad de Medellín 

Teléfono: 304 484 64 13 

Correo electrónico:  mercadeo@cocinalegado.com 

​CONTENIDO 

 

​​1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: 3 

​2. GENERALIDADES: 3 

​3. DEFINICIONES: 4 

​4. PRINCIPIOS 6 

​5. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS 8 

​6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: 8 

​7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES 10 

​8. AUTORIZACIÓN 11 

​9.  AVISO DE PRIVACIDAD: 12 

​10. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES 12 

​11. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 12 

​12. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 13 

​13.  INFORMACIÓN ADICIONAL CON TERCEROS. 13 

​14.  MEDIDAS DE SEGURIDAD 14 

​15.  COOKIES 14 

​16.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GRUPO SANTA ELENA S.A.S 15 

​17.  DEBERES DE GRUPO SANTA ELENA S.A.S 15 

​18.  SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL 16 

​19.  LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 16 

​20.   ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: 17 

​21.  MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS 17 

​22.  DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013 18 

​23.  FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 18 

​24.  POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 18 

​​ 

 

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:  

 

La presente política de Tratamiento de datos personales se regirá por lo dispuesto en la Constitución Política, Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013, Sentencias de la Corte Constitucional C-1018 de 2008 y C-748 de 2011 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por GRUPO SANTA ELENA S.A.S en el tratamiento de datos, que supone utilizar, procesar, recolectar, almacenar, circular, suprimir, compartir, actualizar, transmitir y/o transferir datos personales. 

 

  1. GENERALIDADES:  

 

GRUPO SANTA ELENA S.A.S es una sociedad que se encuentra comprometida con la protección de la información de carácter privada y confidencial que es obtenida dentro del giro ordinario de sus negocios en desarrollo de su respectivo objeto social.  

 

Nuestras políticas y procedimientos tienen como base el marco legal mencionado precedentemente cuyo fin es la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros Clientes, contratistas, Proveedores, Empleados, Exempleados, Visitantes, entre otros.  

 

Esta información puede ser obtenida, entre otros, a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: i) relación comercial, contractual o profesional con el respectivo Cliente, Proveedor u otros terceros; ii) relación laboral con los Empleados y Exempleados; iii) aplicación a procesos de selección; iv) inscripción a capacitaciones, concursos, seminarios o cursos; v) inscripción y acceso a plataformas educativas, contenidos pedagógicos, entre otros y vi) remisión de correos electrónicos solicitando información. Debemos señalar que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a GRUPO SANTA ELENA S.A.S, el Titular de los Datos Personales acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente política para el Tratamiento de Datos Personales.  

 

El presente documento establece la política de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en esta se describen los mecanismos por medio de los cuales la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S garantiza un manejo adecuado de los Datos Personales recolectados en sus Bases de Datos, con el fin de permitir a los Titulares el ejercicio del derecho de hábeas data. Así mismo, el propósito principal de esta política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S para hacer efectivos esos derechos, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa, informada y facultativa. 

 

  1. DEFINICIONES:  

 

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:  

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

  1. Autorizado: Es GRUPO SANTA ELENA S.A.S y todas las personas bajo la responsabilidad de la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S, que por virtud de la Autorización y de esta política tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular. 

  1. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. 

  1. Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. 

  1. Cliente: Persona natural o jurídica a la cual la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S les vende productos o servicios en virtud de una relación comercial o contractual preexistente. 

  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

  1. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales. 

  1. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 

  1. Dato Semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el Dato Financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. 

  1. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

  1. Empleado: persona natural que presta servicios personales a cualquiera de la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S en virtud de una relación laboral preexistente. 

  1. Encargado del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

  1. Exempleado: persona natural que estuvo vinculada laboralmente con la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S. 

  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

  1. Habilitación: es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de Datos Personales entregados o puestos a disposición. 

  1. Proveedor: persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a cualquiera de la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S en virtud de una relación comercial o contractual preexistente.   

  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.  

  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

  1. Transferencia: es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

  1. Transmisión: es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el Encargado del Dato Personal. 

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, que supone utilizar, procesar, recolectar, almacenar, circular, suprimir, compartir, actualizar, transmitir y/o transferir datos. 

  1. Usuario: persona natural o jurídica que utiliza cualquier bien o servicio ofrecido por la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S  

  1. Visitante: toda persona que ingrese a las instalaciones, que no cuente con un vínculo laboral con la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

  1. PRINCIPIOS  

 

La sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la sociedad GRUPO SANTA ELENA S.A.S, los Responsables, los Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta política, con el fin de garantizar el derecho al hábeas data e intimidad de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley de GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

Estos principios son:  

 

  1.  Autorización previa: todo Tratamiento de Datos Personales se llevará a cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa, informada y facultativa del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley, GRUPO SANTA ELENA S.A.S buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su Autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 de 2013 y las normas concordantes.  

  1.  Finalidad autorizada: toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los datos.   

  1.  Calidad del Dato: el Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, GRUPO SANTA ELENA S.A.S deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.  

  1. Entrega de información al Titular: cuando el Titular lo solicite, GRUPO SANTA ELENA S.A.S deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de GRUPO SANTA ELENA S.A.S encargada de la protección de Datos Personales.   

  1.  Circulación restringida: los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de GRUPO SANTA ELENA S.A.S que cuente con Autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por GRUPO SANTA ELENA S.A.S para llevar a cabo el Tratamiento.   

  1.  Temporalidad: GRUPO SANTA ELENA S.A.S no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.  

  1.  Acceso restringido: salvo por los datos expresamente autorizados, GRUPO SANTA ELENA S.A.S no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.   

  1.  Confidencialidad: GRUPO SANTA ELENA S.A.S debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no autorizadas o por personas autorizadas y no autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Para todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta política de Tratamiento.   

  1.  Confidencialidad y Tratamiento posterior: todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y GRUPO SANTA ELENA S.A.S haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo tratados de conformidad con esta política y con la ley.  

  1.  Individualidad: GRUPO SANTA ELENA S.A.S mantendrán de manera separada las Bases de Datos en las que tiene la calidad de Encargado de las Bases de Datos en las que es Responsable.  

  1.  Necesidad: los Datos Personales solo pueden ser tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. 

 

 

 

 

  1. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS  

 

En las Bases de Datos de GRUPO SANTA ELENA S.A.S se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la Base de Datos, GRUPO SANTA ELENA S.A.S puede tener datos específicos requeridos para el Tratamiento al que serán sometidos los datos. En las Bases de Datos de Empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral, académica y Datos Sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar y datos biométricos).  En las Bases de Datos se podrá almacenar información sensible con previa Autorización de su Titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012. 

 

  1. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:  

 

La información que consta en las Bases de Datos de GRUPO SANTA ELENA S.A.S es sometida a distintas formas de Tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, filiales, terceros, o miembros del grupo corporativo a nivel mundial, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la Base de Datos correspondiente. En todo caso, la entrega, Transmisión o Transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información, y se deberá contar con su consentimiento y Autorización antes de compartir dicha información. 

 

Los Datos Personales tratados por GRUPO SANTA ELENA S.A.S estará sujeto a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de la ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades: 

 

  1.  Ejecutar la relación comercial o contractual existente con sus Clientes, Proveedores, Empleados y Exempleados, incluida el pago de obligaciones contractuales y el ejercicio de los derechos derivados de los mismos.   

  1.  Consultar, solicitar, suministrar, reportar, y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de Clientes en las centrales de riesgo: CIFIN (ASOCIACION BANCARIA) y DATACREDITO (COMPUTEC) y a entidades financieras de Colombia, que presten el mismo servicio o a quien represente sus derechos.  

  1.  Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus Usuarios.   

  1. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.   

  1. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.   

  1. Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO SANTA ELENA S.A.S y/o por terceras personas.   

  1.  Brindar herramientas para el mejoramiento del proceso educativo de los Usuarios.  

  1. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como los procesos requeridos para dar cumplimiento a cabalidad de la relación laboral, incluido el otorgamiento de beneficios.   

  1.  Soportar procesos de auditoría interna o externa.   

  1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de GRUPO SANTA ELENA S.A.S  

  1. Cumplir con los procesos internos de GRUPO SANTA ELENA S.A.S en materia de administración de Proveedores, Clientes, Empleados, Exempleados, Usuarios y Visitantes.  

  1. Ejecutar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de GRUPO SANTA ELENA S.A.S.  

  1. Realizar procesos al interior de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas propios o de terceros.   

  1.  Transmitir o transferir datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/u operativos.   

  1.  Determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones de GRUPO SANTA ELENA S.A.S por temas de seguridad de los Empleados, bienes de GRUPO SANTA ELENA S.A.S y Visitantes. Esta información podrá ser compartida con la empresa que presta los servicios de seguridad privada a GRUPO SANTA ELENA S.A.S, con el objetivo de velar por la seguridad de Empleados, Visitantes y bienes de GRUPO SANTA ELENA S.A.S  

  1.  Realizar una adecuada gestión de riesgos que permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de Empleados y Visitantes, además de las instalaciones y bienes de GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

  1.  Facilitar el acceso a las instalaciones de GRUPO SANTA ELENA S.A.S.  

  1.  Controlar, monitorear y registrar la información histórica de ingresos de personal, Visitantes y activos a las instalaciones de GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

  1.   Proveer servicios y productos requeridos. 

  1.   Evaluar la calidad de productos o servicios. 

  1. Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales. 

  1. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.  

  1. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con las operaciones de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, sus filiales y subordinadas. 

  1. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel. 

  1.  Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. 

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES 

 

Si el Responsable solicita, o el Titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, es necesario que el Titular remita dichos datos junto con la debida Autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece la presente política.   

 

  1. Obtención de Datos Sensibles. GRUPO SANTA ELENA S.A.S obtendrá información catalogada por la normatividad como Datos Sensibles en los siguientes eventos, cuando:   

 

(i) Los Titulares sean menores de edad;  

(ii) Los Titulares den su Autorización de manera expresa y previa o concomitante en relación con el dato recolectado. Lo anterior salvo que se presente uno de los eventos en los cuales por ley la Autorización no sea requerida;   

(iii) El Tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular, caso en el cual se requerirá la Autorización previa de quien ejerza la representación legal del Titular;   

(iv) Se refieran a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;   

(v) Tengan una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los Titulares.  

(vi) Sean necesarios para ejecutar la relación laboral, incluido el pago de obligaciones contractuales y el otorgamiento de beneficios.  

(vii) Se usen para garantizar la seguridad de los Empleados, los bienes de GRUPO SANTA ELENA S.A.S y los Visitantes dentro de las instalaciones de GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

 

  1. Excepciones a la Autorización previa y expresa del Titular. Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la ley, GRUPO SANTA ELENA S.A.S podrá proceder al Tratamiento de sus datos, sin que se requiera su Autorización previa, cuando se trate de:   

 

(i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;   

(ii) Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término);   

(iii) Casos de urgencia médica o sanitaria;   

(iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;   

(v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.  

 

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, en ningún caso GRUPO SANTA ELENA S.A.S suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.  Sin embargo, los datos que sean recolectados por GRUPO SANTA ELENA S.A.S podrá, eventualmente, ser entregados, transmitidos o transferidos a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, filiales, terceros, o miembros del grupo corporativo a nivel mundial, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la Base de Datos correspondiente.  

 

En todo caso, la entrega, Transmisión o Transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información y se deberá contar con su consentimiento y Autorización antes de compartir dicha información. 

 

  1. AUTORIZACIÓN 

 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, GRUPO SANTA ELENA S.A.S requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la Autorización por parte de los Titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.   

 

La Autorización es una declaración que informa al Titular de los datos la siguiente información:   

 

a) El Responsable o Encargado de recopilar la información.  

b) Los Datos Personales recopilados.  

c) Las finalidades del Tratamiento. 

d) El procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos. 

    

  1. AVISO DE PRIVACIDAD:  

 

En el evento en el que GRUPO SANTA ELENA S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

  1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES  

 

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en la Sentencia C-748 de 2011, GRUPO SANTA ELENA S.A.S asegura que el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes será realizado únicamente cuando se cumplan los siguientes criterios: 

 

a) La finalidad del Tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.  

b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.  

c) De acuerdo con la madurez del niño, niña o adolescente se tenga en cuenta su opinión.  

 

En todo caso, en las actividades educativas y pedagógicas, así como en las actividades comerciales y de mercadeo que se realicen se deberá contar con la Autorización previa, expresa, informada y facultativa del padre o madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente. El procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos. 

 

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 

 

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, GRUPO SANTA ELENA S.A.S se compromete a no transferir datos a terceros países que no cumplan con los estándares de protección de Datos Personales exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo las excepciones que se señalan a continuación: 

 

a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su Autorización expresa e inequívoca para la Transferencia;   

b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;   

c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;   

d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; 

e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la Autorización del Titular;   

f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

 

  1. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 

 

Las Transmisiones internacionales de Datos Personales que GRUPO SANTA ELENA S.A.S efectúe para permitir que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, deberá ser informada al Titular al momento de suscribir el documento de Autorización.  

 

Igualmente, GRUPO SANTA ELENA S.A.S deberá suscribir los correspondientes contratos de Transmisión internacional de Datos con los Encargados, para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad, señalando los alcances del Tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta de GRUPO SANTA ELENA S.A.S y las obligaciones del Encargado para con el Titular y GRUPO SANTA ELENA S.A.S  

 

Mediante dicho contrato los Encargados se deben comprometer a dar aplicación a las obligaciones que surgen para GRUPO SANTA ELENA S.A.S de su política de Tratamiento de Datos Personales y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.  

 

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deben incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: 

 

a) Dar Tratamiento, a nombre de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, a los Datos Personales conforme a los principios que los tutelan.  

b) Salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se contengan Datos Personales.  

c) Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales. 

 

  1. INFORMACIÓN ADICIONAL CON TERCEROS. 

 

GRUPO SANTA ELENA S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, GRUPO SANTA ELENA S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. Se firmará acuerdo de confidencialidad con el empleado que tenga acceso y/o manejo de los datos personales. 

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD 

 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, GRUPO SANTA ELENA S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 

 

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, GRUPO SANTA ELENA S.A.S se comprometen a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros. No obstante lo anterior, GRUPO SANTA ELENA S.A.S declaran que poseen políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, GRUPO SANTA ELENA S.A.S realizarán esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada. 

 

  1. COOKIES 

 

GRUPO SANTA ELENA S.A.S reconoce que es posible que en sus sitios web se utilicen “cookies”.  Por “Cookie” se entiende un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del Usuario. Si bien es posible que el Usuario, aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a los sitios web de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, para poder administrar y hacer una correcta administración de los sitios web, es posible que de manera anónima GRUPO SANTA ELENA S.A.S alimente sus sistemas operacionales con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de Visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los webmasters de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes utilicen los sitios web de GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales  

 

  1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita.  

  1. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.  

  1. Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.  

  1. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.  

  1. Derecho a Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de GRUPO SANTA ELENA S.A.S, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento GRUPO SANTA ELENA S.A.S o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable. 

  1. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.  

  1. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. 

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos. 

 

  1. DEBERES DE GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

 

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GRUPO SANTA ELENA S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: 

 

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.  

  1.  Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  

  1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales  

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política  

  1. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política  

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

  1. Actualizar la información cuando sea necesario.  

  1. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. 

 

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL 

 

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, GRUPO SANTA ELENA S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia. 

 

  1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

 

GRUPO SANTA ELENA S.A.S solo podrá dar tratamiento a los datos por el tiempo razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

 

 

 

 

 

  1. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:  

 

En el momento en que se presenten PQRS, GRUPO SANTA ELENA S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico mercadeo@cocinalegado.com o llamar al teléfono xxxxxxx 

 

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

  1. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS 

 

GRUPO SANTA ELENA S.A.S se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la política de Tratamiento de Datos Personales se dará a conocer su última versión a través de medios físicos o electrónicos. 

 

 

 

  1. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013 

 

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 GRUPO SANTA ELENA S.A.S procederá a comunicar vía correo electrónico dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en sus bases de datos. Si en los treinta (30) días siguientes a tal publicación, no hubiera reclamación o revocación de la autorización, se entiende que GRUPO SANTA ELENA S.A.S estará autorizada para continuar con el tratamiento. 

 

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 

 

Esta política rige a partir del 01 de marzo de 2025. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectados.   

 

  1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

 

Podrá ser consultada en la siguiente dirección: LA CALLE 32F #78-50 barrio Laureles de la ciudad de Medellín, Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política o de este Aviso, en el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento. 

 

 

 

 

 

 

_________________________ 

GRUPO SANTA ELENA S.A.S 

NIT 900.422.224 – 9 

REPRESENTANTE LEGAL  

JUAN CARLOS GALLEGO JIMENEZ 

C.C. 70.903.854 

 

ANEXO. AVISO DE PRIVACIDAD 

 

Al utilizar nuestros servicios usted como cliente y/o usuario autoriza  el tratamiento de los  datos aportados de manera previa, libre, expresa e informada a GRUPO SANTA ELENA S.A.S, para recolectar, almacenar, usar, procesar,  compartir,  transmitir y/o  transferir los  mismos,  los cuales podrán ser  utilizados en el momento que la empresa  lo requiera  con  la finalidad de identificación, enrolamiento y autenticación para realizar las actividades relacionadas con nuestros productos y servicios, así como para implementar estrategias de fidelización, perfilamiento comercial, análisis de características demográficas, elaborar encuestas de  satisfacción,  entrevistas de  opinión y demás  relacionadas  en  nuestra  Política  de  Tratamiento  de  Datos  Personales que podrá ser consultada en el siguiente link: Cocinalegado.com   

 

Recuerde que según lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos regulatorios vigentes, usted como titular desus datos personales, incluidos los sensibles, tiene derecho a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización de tratamiento de sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento y presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012; recuerde que son facultativas las preguntas que versen sobre datos personales sensibles o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes. 

 

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

 

Declaro de manera libre, expresa, inequívoca e informada, que AUTORIZO a la SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO, para que, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, realice la recolección, almacenamiento, uso y en general, tratamiento de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, como mis huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley, para que dicho tratamiento se realice con el fin de lograr las finalidades relativas a ejecutar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de sus instalaciones. 

 

Declaro que se me ha informado de manera clara y comprensible que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos. Declaro que conozco y acepto la Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales de LA SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBERNO, y que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. 

 

Mediante la aceptación del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO, como Responsable del Tratamiento. 

​

FIN DEL DOCUMENTO. 

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